SOFAM cvba hecht groot belang aan de bescherming van uw privacy en uw persoonsgegevens.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden verwerkt door de cvba SOFAM (hierna “SOFAM”) in overeenstemming met de Belgische wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (privacywet) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (hierna “AVG/GDPR”).
De maatschappelijke zetel van SOFAM is gevestigd in 1050 Brussel, Koninklijke-Prinsstraat 87. SOFAM is ingeschreven in het register van de burgerlijke vennootschappen onder nummer 312 en in de KBO onder nummer 419.415.330.
Voor alle vragen met betrekking tot ons handvest voor de bescherming van de privacy of om een van uw rechten in verband met uw persoonsgegevens uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen per aangetekend schrijven gericht aan het bovenstaande adres of via e-mail naar het volgende adres: privacy@sofam.be
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen en gebruiken enkel en alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze activiteiten zoals beschreven in onze statuten (en in het bijzonder de artikelen 2 en 13), die kunnen worden geraadpleegd op onze website www.sofam.be.
Het betreft de gegevens van natuurlijke personen die deel uitmaken van SOFAM als vennoot/lid, natuurlijke personen die inlichtingen inwinnen om een auteursrechtlicentieovereenkomst te sluiten, de tegenpartijen in juridische dossiers en de natuurlijke personen die als contactpersoon van een rechtspersoon (onderneming, openbare instelling, partners, …) optreden.
Wij verzamelen meer in het bijzonder de volgende persoonsgegevens: uw naam, voornaam, postadres, e-mailadres en lidnummer, uw taalkeuze, ondernemingsnummer, btw-nummer en bankrekeningnummer, uw login voor de aangifteportalen die zich op de website van SOFAM bevinden, uw telefoonnummer en gsm-nummer, een kopie van uw identiteitskaart, uw geboortedatum, of u een man of een vrouw bent, uw nationaliteit en kopieën van uw werken; dit alles gebeurt met het oog op de nakoming van onze statutaire taken.
SOFAM verwerkt geen gevoelige persoonsgegeven (met uitzondering van die van haar personeelsleden) in de zin van de AVG/GDPR.
Om het surfen op de website van SOFAM te vergemakkelijken en het technisch beheer van de website te optimaliseren, kan SOFAM op haar website gebruik maken van cookies. Ons cookiebeleid wordt op de website nader toegelicht.
3. Wanneer verzamelen wij uw gegevens?
In principe verzamelen uw gegevens rechtstreeks bij u wanneer:
u zich aansluit bij SOFAM als auteur-vennoot, als rechthebbende van een overleden auteur of als lid via ons inschrijvingsformulier;
u met SOFAM (telefonisch, per e-mail, mondeling of schriftelijk) contact opneemt om informatie in te winnen;
u de diverse diensten en instrumenten gebruikt die u ter beschikking worden gesteld, zoals de online aangiftediensten en de diensten van auteuronline.
In verband met het beheer van licenties of van juridische dossiers, is het mogelijk dat wij uw gegevens krijgen via onze vennoten in het kader van het beheer van een specifiek dossier.
SOFAM kan eveneens persoonsgegevens krijgen van de auteursrechtenorganisatie CISAC, de Confédération Internationale des Sociétés d’Auteurs et de Compositeurs, via de database IPI zoals onder punt 6 hieronder nader wordt uiteengezet.
4. Waarom verzamelen wij uw gegevens?
SOFAM verwerkt uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de inning en de verdeling van de auteursrechtenvergoedingen die zij in overeenstemming met haar statutaire taak (meer bepaald de artikelen 2 en 13 van onze statuten) en haar wettelijke taak als beheersvennootschap beheert.
5. Welke is de wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
SOFAM gebruikt uw gegevens in het kader van de utvoering van een contract (een lopend contract of tijdens de precontractuele fase) (lidmaatschap, licentieovereenkomsten, algemene overeenkomsten, lastgevingsovereenkomsten, vertegenwoordigingsovereenkomsten, …).
SOFAM verwerkt de persoonsgegevens eveneens om de wettelijke bepalingen na te leven, in het bijzonder in het kader van de aangiften en de contracten die betrekking hebben op de wettelijke licenties die zij beheert.
SOFAM kan uw gegevens ook verwerken voor doeleinden in verband met een gerechtvaardigd belang. SOFAM kan u bijvoorbeeld op de hoogte brengen van nieuwe licenties, u uitnodigen op haar algemene vergadering of op conferenties, u informeren over nieuwe probleemgebieden of ontwikkelingen in verband met problemen op het gebied van auteursrechten, u vragen stellen over bepaalde problemen in verband met het auteursrecht…
6. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
SOFAM beschouwt de persoonsgegevens als vertrouwelijke informatie. Ze zal die uitsluitend aan derden meedelen om de doelstellingen te verwezenlijken die in punt 4 hierboven worden aangegeven.
De werknemers van SOFAM zijn in het kader van de uitoefening van hun functies gemachtigd om uw persoonsgegevens te verwerken teneinde onze taken van inning en verdeling van uw auteursrechten naar behoren te kunnen uitvoeren.
In het kader van haar opdrachten is SOFAM verplicht om uw gegevens aan de volgende derden mee te delen:
de bankinstellingen;
de belasting- en de sociale diensten;
de openbare controleoverheden als de controledienst van beheersvennootschappen;
de zustervennootschappen waarmee wij vertegenwoordigingsakkoorden hebben gesloten;
Reprobel cvba en Auvibel cvba die voor ons de collectieve rechten innen in het kader van wettelijke licenties;
de vennootschappen SACD en SCAM;
de contractanten in het kader van algemene overeenkomsten;
het unieke platform voor het volgrecht: www.resaleright.be;
dienstverleners gespecialiseerd in het drukken en verzenden van post;
onze advocaten bij geschillen;
de accountants.
Om een bescherming te kunnen verzekeren van de auteursrechten van onze leden-vennoten in het buitenland maken uw gegevens deel uit van een internationale database, de “IPI”-database genaamd, die werd ontwikkeld door de auteursrechtenorganisatie CISAC ( Confédération Internationale des Sociétés d'Auteurs et Compositeurs) die het voornaamste wereldwijde netwerk is van auteursvennootschappen (die eveneens “organisaties voor collectief beheer (van auteursrechten)” worden genoemd). De gegevens (die zich beperken tot uw naam, uw voornaam, uw geboortedatum, uw nationaliteit, of u een man of een vrouw bent en een IPI-referentienummer) worden gedeeld met alle Europese en niet-Europese vennootschappen die deel uitmaken van dit netwerk teneinde een bescherming van de auteursrechten in het buitenland te kunnen genieten. Dit systeem is een van de essentiële raderwerken van het uitwisselingsmechanisme van gegevens waardoor de vennootschappen die lid zijn van CISAC met elkaar worden verbonden met het oog op het verzekeren van een bescherming van de Belgische auteurs in het buitenland. Meer informatie over de IPI-database vindt u op de website van CISAC: http://fr.cisac.org/.
Om een bescherming van de auteursrechten van onze leden-vennoten in het buitenland te verzekeren, worden uw persoonsgegevens eveneens gedeeld met de beheersvennootschappen van de auteursrechten waarmee wij een vertegenwoordigingsovereenkomst hebben gesloten om bescherming te kunnen genieten in het buitenland. De overdracht van uw persoonsgegevens naar die buitenlandse zustervennootschappen is van essentieel belang voor de verwezenlijking van onze statutaire taken. Indien SOFAM uw persoonsgegevens doorgeeft aan een beheersvennootschap in een land buiten de Europese Unie dat niet voorkomt op de lijst van veilige landen, zal ze de passende veiligheidswaarborgen toepassen.
Met het oog op een versterking van het toezicht op het gebruik van uw werken op het internet, kan SOFAM uw persoonsgegevens invoeren in de database van het project A.I.R, een afkorting die staat voor “Automated Image Recognition”. Op termijn zal het met dit project mogelijk worden om na te gaan waar uw werken op het internet worden overgenomen zonder uw toestemming. Die dienst wordt aangeboden door een extensie via Google Chrome die verbonden is met de eerder genoemde IPI-database en met de website https://air.adagp.fr .
Uw persoonsgegevens worden nooit aan derden verkocht. Indien ze aan derden worden gegeven of naar derden worden doorgestuurd, gebeurt dit uitsluitend met strikte naleving van onze statuten.
SOFAM vergewist zich ervan dat de derden die de persoonsgegevens verwerken de bepalingen van de AVG/GDPR naleven en laat daartoe overeenkomsten ondertekenen.
Wat de persoonsgegevens van de werknemers van SOFAM betreft, worden de derden met wie wij deze gegevens delen uitdrukkelijk vermeld in de arbeidsovereenkomst of het aanhangsel bij de arbeidsovereenkomst dat daartoe wordt ondertekend.
7. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden bewaard tijdens de volledige duur die noodzakelijk is om de nagestreefde doelstellingen te verwezenlijken en in elk geval tot aan het verstrijken van de wettelijke fiscale en boekhoudkundige bewaringsverplichtingen en tot na het aflopen van de contractuele aansprakelijkheid.
Uw persoonsgegevens zullen worden gewist wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doelstelling of indien u uw recht op wissing van de gegevens geldig hebt uitgeoefend.
8. Veiligheid en vertrouwelijkheid
SOFAM heeft alle noodzakelijke en passende technische en organisatorische maatregelen genomen om een veiligheidsniveau te verzekeren dat aangepast is aan het risico en om de persoonsgegevens te beschermen tegen de ongeoorloofde toegang tot die gegevens, de onrechtmatige en ongeoorloofde verwerking van die gegevens en het verlies van die gegevens. Die maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en indien nodig bijgewerkt om een maximale bescherming van de persoonsgegevens te verzekeren.
Als beheersvennootschap is SOFAM bovendien wettelijk gebonden aan de eerbiediging van het beroepsgeheim.
SOFAM registreert de persoonsgegevens op haar eigen servers.
9. Rechten van de betrokken persoon
In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving beschikt u over een aantal rechten:
- het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens
- het recht op rectificatie van de gegevens
- het recht op wissing van de gegevens
- het recht om u tegen de verwerking te verzetten
- het recht om uw toestemming in te trekken
- het recht om een beperking van de verwerking te vragen
- het recht op overdraagbaarheid van de gegevens.
Indien u deze rechten wenst uit te oefenen, kunt u dit aan SOFAM meedelen per e-mail (privacy@sofam.be) of per aangetekend schrijven gericht aan de zetel van SOFAM. Wij zullen daar zo snel mogelijk gevolg aan geven.
In principe kan een toestemming die werd gegeven gratis worden ingetrokken. Indien een dergelijke toestemming ontbreekt, zou de goede uitoefening van de statutaire taak van SOFAM kunnen worden verhinderd.
Indien uw verzoek als ongegrond of onrechtmatig wordt beschouwd, kunnen redelijke kosten aan u in rekening worden gebracht.
10. Vragen en klachten
Indien u vragen, opmerkingen of klachten hebt over dit handvest voor de bescherming van de privacy, kunt u een e-mail sturen naar privacy@sofam.be of een aangetekend schrijven richten aan de zetel van SOFAM.
U kunt zich eveneens tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) wenden indien u niet tevreden bent over de verwerking van uw persoonsgegevens door SOFAM: www.dataprotectionauthority.be
11. Wijziging, toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
SOFAM behoudt zich het recht voor het handvest op elk moment te wijzigen om zich naar de toepasselijke wetten te schikken. De toepasselijke versie van het handvest is die welke van kracht is op de website van SOFAM: www.sofam.be. Wij raden u bijgevolg aan om het geldende handvest tegelmatig te raadplegen op onze website.
De geldigheid, de interpretatie en/of de uitvoering van het handvest zijn onderworpen aan het Belgisch recht. In geval van een geschil betreffende de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van het handvest, zijn uitsluitend de hoven en rechtbanken van het arrondissement Brussel bevoegd.