Protection de la vie privée


La SOFAM SCRL attache une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles.

1.  Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?

Les données à caractère personnel sont traitées par la SCRL SOFAM (ci-dessous « La SOFAM ») conformément à la loi belge relative à la protection des données à caractère personnel et au Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après, « RGPD »).

Le siège social de la SOFAM est établi à 1050 Bruxelles, rue du Prince Royal, 87. La SOFAM est inscrite au registre des sociétés civiles sous le numéro 312 et auprès de la BCE sous le numéro 419415330.

Pour toute question relative à notre charte de protection de la vie privée ou pour exercer un de vos droits concernant vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par courrier recommandé à l’adresse mentionnée ci-dessus ou par mail à l’adresse suivante : privacy@sofam.be


2. Quelles données personnelles recueillons-nous ?

Nous recueillons et utilisons uniquement les données personnelles nécessaires à nos activités telles que décrites dans nos statuts (et notamment les articles 2 et 13) consultables sur notre site www.sofam.be .

Il s’agit des données de personnes physiques qui adhèrent à la SOFAM en tant qu’associé / membre, les personnes physiques qui s’informent pour conclure ou qui concluent une licence de droit d’auteur, les parties adverses dans les dossiers juridiques et les personnes physiques qui agissent en tant que personne de contact d’une personne morale (entreprise, institution publique, partenaires, …).

Plus précisément, nous recueillons les données personnelles suivantes : votre nom, prénom, adresse postale, adresse mail, numéro de membre, votre choix de langue, votre numéro d’entreprise, votre numéro de TVA, votre numéro de compte en banque, votre login pour les portails de déclaration se trouvant sur le site de la SOFAM, votre numéro de téléphone, votre numéro de GSM, la copie de votre carte d’identité, votre date de naissance, si vous êtes un homme ou une femme, votre nationalité et des copies de vos œuvres ; ceci, en vue de remplir nos missions statutaires.

La SOFAM ne traite aucune donnée personnelle sensible (à l’exception de celles de ses membres du personnel) au sens du RGPD.

Dans le but de faciliter la navigation sur le site de la SOFAM et d’optimaliser la gestion technique du site, la SOFAM peut avoir recours à des cookies sur son site. Vous trouverez notre politique de cookies sur notre site.


3. Quand collectons-nous vos données ?

Nous collectons, en principe, vos données directement auprès de vous lors :

  • de votre adhésion à la SOFAM en tant qu’auteur associé, en tant qu’ayant droit d’un auteur décédé ou en tant qu’adhérent par le biais de notre formulaire d’inscription,

  • d’un contact (téléphonique, mail, oral ou écrit) avec la SOFAM pour des informations,

  • de l’utilisation des différents services et outils mis à votre disposition tels que les services de déclaration en ligne et de auteuronline.

Dans le cadre de la gestion de licences ou de dossiers juridiques, nous pouvons recevoir vos données via nos associés dans le cadre de la gestion d’un dossier spécifique.

La SOFAM peut également recevoir des données personnelles de la CISAC qui est la Confédération Internationale des Sociétés d’Auteurs et de Compositeurs via la base IPI telle que ceci est explicité au point 6 ci-dessous.

 

4. Pourquoi collectons-nous vos données ?

La SOFAM traite uniquement les données personnelles qui se rapportent directement ou indirectement à la perception et à la répartition des rémunérations de droits d’auteur qu’elle gère conformément à sa mission statutaire (notamment les articles 2 et 13 de nos statuts) et légale en tant que société de gestion.


5. Quel est le fondement légal pour traiter vos données personnelles ?

La SOFAM utilise vos données dans le cadre de l’exécution d’un contrat (en cours ou lors de la phase précontractuelle) (l’adhésion, les contrats de licence, les conventions générales, les conventions de mandat, les conventions de représentation, …).

La SOFAM traite également les données personnelles afin de se conformer aux dispositions légales, notamment dans le cadre des déclarations et des contrats se rapportant aux licences légales qu’elle gère.

La SOFAM peut aussi traiter vos données à des fins d’intérêt légitime. La SOFAM peut, par exemple, vous informer de nouvelles licences, vous inviter à son assemblée générale, à des conférences, vous informer de problématiques nouvelles ou évolutives de droits d’auteur, vous interroger sur certaines problématiques de droit d’auteur…


6. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

La SOFAM considère les données personnelles comme des informations confidentielles. Elle les communiquera aux tiers uniquement pour atteindre les objectifs indiqués dans le point 4 ci-dessus.

Les employés de la SOFAM, dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, sont autorisés à traiter vos données personnelles en vue de mener à bien nos missions de perception et répartition de vos droits d’auteur.

Dans le cadre de ses missions, la SOFAM est obligée de communiquer vos données aux tiers suivants :

  • les organismes bancaires

  • les administrations fiscales et sociales

  • les autorités publiques de contrôle telles que le service de contrôle des sociétés de gestion

  • les sociétés sœurs avec lesquelles nous avons conclu des accords de représentation ;

  • Reprobel SCRL et Auvibel SCRL qui collectent pour nous les droits collectifs dans le cadre des licences légales ;

  • les sociétés SACD et SCAM ;

  • des contractants dans le cadre de conventions générales ;

  • la plateforme unique droit de suite : www.resaleright.be;

  • des prestataires de services spécialisés dans l’impression de courriers postaux et l’envoi de courriers postaux ;

  • nos avocats en cas de litiges ;

  • les commissaires aux comptes.

En vue d’obtenir une protection des droits d’auteur de nos membres associés à l’étranger, vos données personnelles font partie d’une base de données internationale, dénommées la base « IPI » développée par la CISAC qui est la Confédération Internationale des Sociétés d'Auteurs et Compositeurs et qui est le premier réseau mondial de sociétés d'auteurs (également appelées « organisations de gestion collective » ou « OGC »). Les données (qui se limitent à votre nom, votre prénom, votre date de naissance, votre nationalité, si vous êtes un homme ou une femme et un numéro de référence IPI) sont partagées avec toutes les sociétés européennes et non européennes faisant parties de ce réseau en vue de profiter d’une protection des droits d’auteur à l’étranger.   Ce système est l'un des rouages essentiels du mécanisme d'échange de données reliant les sociétés membres de la CISAC en vue d’assurer une protection des auteurs belges à l’étranger. Vous trouverez plus d’informations sur la base IPI sur le site internet de la CISAC : http://fr.cisac.org/.

En vue d’obtenir une protection des droits d’auteur de nos membres associés à l’étranger, vos données personnelles sont également partagées avec les sociétés de gestion de droit d’auteur avec qui nous avons conclu un accord de représentation en vue de profiter d’une protection à l’étranger. Le transfert de vos données personnelles à ces sociétés sœurs étrangères est essentielle pour la réalisation de nos missions statutaires. Si la SOFAM transmet des données personnelles à une société de gestion en dehors de l’Union Européenne qui ne figure pas sur la liste des pays sûrs, elle appliquera les garanties de sécurité appropriées.

En vue de renforcer la surveillance d’exploitation de vos œuvres sur internet, la SOFAM peut introduire vos données personnelles dans la base de données du projet A.I.R dont l’acronyme signifie « Automated Image Recognition ». Ce projet permettra à terme d’identifier où vos œuvres sont reproduites sur internet sans votre autorisation. Il s’agit d’un service proposé par une extension via Google Chrome reliée à la base de données IPI susmentionnée et le site https://air.adagp.fr

Vos données personnelles ne sont jamais vendues à des tiers. Si elles sont données ou transmises à des tiers c’est uniquement dans le cadre strict du respect de nos statuts.

La SOFAM s'assure que les tiers qui traitent les données personnelles se conforment aux dispositions du RGPD en faisant signer des accords à cette fin.

Pour les données personnelles relatives aux employés de la SOFAM, les tiers avec qui nous partageons ces données sont explicitement mentionnés dans le contrat de travail ou l’avenant au contrat de travail signé à cet effet.


7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les données à caractère personnel sont conservées pour toute la durée nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies et en tous les cas jusqu’à l’expiration des obligations de conservations légales, notamment fiscales et comptables et jusqu’à l’issue de la responsabilité contractuelle.

Vos données seront effacées lorsqu’elles ne seront plus nécessaires à la finalité poursuivie ou si vous avez valablement exercé votre droit à l’effacement.


8. Sécurité et confidentialité

La SOFAM a pris les mesures techniques et organisationnelles nécessaires et adéquates pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque et pour protéger les données à caractère personnel contre les accès non autorisés à ces données, le traitement illicite et non autorisé de ces données et la perte de ces données. Ces mesures sont régulièrement évaluées et, si nécessaire, actualisées en vue de garantir une protection maximale des données à caractère personnel.

En tant que société de gestion, la SOFAM est en outre légalement tenue au secret professionnel.

La SOFAM enregistre les données personnelles sur ses propres serveurs.


9. Droits de la personne concernée

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de différents droits :

- le droit de demander l’accès aux données à caractère personnel

- le droit à la rectification

- le droit à l’effacement des données

- le droit de s’opposer au traitement

- le droit de retirer son consentement

- le droit de demander une limitation du traitement

- le droit à la portabilité des données.

Si vous souhaitez exercer ces droits, vous pouvez en faire part à la SOFAM par mail (privacy@sofam.be) ou par courrier recommandé au siège de la SOFAM. Nous y répondrons dans les meilleurs délais.

Un consentement donné peut, en principe, être gratuitement retiré. A défaut d’avoir ce dernier, la bonne exécution de la mission statutaire de la SOFAM pourrait être empêchée.

Si votre demande devait être considérée comme infondée ou abusive, des frais raisonnables peuvent être facturés.


10. Questions et plaintes

Si vous avez des questions, remarques ou réclamations concernant cette charte de protection de la vie privée, vous pouvez adresser un mail à privacy@sofam.be ou par courrier recommandé au siège de la SOFAM.

Vous pouvez également vous adresser à l’Autorité de Protection des Données si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos données personnelles par la SOFAM : www.dataprotectionauthority.be

 

11. Amendement, droit applicable et juridiction compétente

La SOFAM se réserve le droit de modifier sa charte à tout moment afin de se conformer aux lois applicables. La version de la charte applicable est celle qui est en vigueur sur le site internet de la SOFAM : www.sofam.be . Nous vous conseillons, par conséquent, de consulter régulièrement la charte en vigueur sur notre site.

La validité, l’interprétation et/ou l’exécution de la charte sont soumises au droit belge. En cas de litige relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution de la charte, les cours et tribunaux de l’arrondissement de Bruxelles sont exclusivement compétents.